議事録

 

平成２５年開催　明善大同窓会　第３回実行委員会　議案書

　　　　　　　　　　　　　　  　明善同窓会５３年卒同期会

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　進行：事務局

 

日時　平成２５年３月１６日（土）　17:00～19:00

場所　ホテルニュープラザ

 

　出席者　山本・内野・高橋・古賀等 ・石橋和久・鹿毛・江崎・傍示・石橋誠・藤井・今村・古賀佳・小原・立野・金子・ 石井・末安（書記）　　以上　17名

　

 

１．出席者定足数確認　問題無し

２．実行委員長挨拶　山本委員長より理事会にて広告の承認を得た旨、報告。

３．資料確認　（議事録他の確認）

４．理事会報告　別紙報告：広告については、会場変更の告　　知、53会から広告代理店への持込企画とういうことで認を得た旨、報告。

５．議　  題

　1）正副実行委員長・事務局からの提案・告・ 会場レイアウト概略説明…参加者1,050名でたたき台を作成

１テーブルは余裕をもって10～11名に設定、最高12名までOKなので、当日1名追加可能。スクリーン・テレビモニター・受付台（天井からの垂れ幕？）・エレベーター係・誘導係等、今後具体的に考えていく。

・  実行委員会会議日程の変更の件…６月１５日（土）を６月５日（水）へ変更

20：00～21：30、6月15日代議員会の作業打ち合わせを行う。

 

2）企画・編集部会からの提案・報告

・  チケットの件

最終校正を確認し、内容確定した旨報告。4月末までに印刷を終え、5月からの支部総会に間に合わせるよう計画する。

・  イベント企画案を募集…募集結果の報告（イベント・記念品等） 記念品の見本として、久留米絣の風呂敷等、手ぬぐいを提示、価格面を含めて再度検討する。

・  パンフレットの件

今後の進め方報告…3組村山さんへパンフレット作成依頼する。

　　広告は新聞広告をそのまま掲載し、パンフレット単独の広告募集は予定していない。

 

3）広報部会からの提案・報告

・   委員会呼びかけ人の件

名簿により、各クラスで呼びかけ人を決定した。

1組：山本、2組：石橋ｼﾞｬﾝﾎﾞ、3組：高橋、4組：小原、5組：傍示、6組：平尾、

7組：石橋誠、8組：金子、9組：古賀等、10組：今村、11組：石井

次回実行委員会までに53会だけは広告主を決定したい。

その他、地元は山本・内野中心に活動、傍示は弁護士会や福岡市内の会社、小野は医師会、藤井・富石は剣友会を担当する。

 

・  新聞広告の件…広告依頼文・その他フォーマットの最終確認

新聞掲載日は10月5日（土）付朝刊を予定している。

広告の主目的は会場変更の告知である。

53会以外へは、DM送付の可否の確認にとどめること。

受付は個人の住所・電話番号ではなく、職場（事務所）を連絡先とすること。

白抜き（黒地に白文字）の広告依頼は受けない。

次回実行委員会で「かんたん広告依頼マユアル」を提示する。

・  支部総会キャラバンの件→予算：3万×3名×3支部

 関東支部５月１８日（土）（11：00開始）

…参加者：山本・古賀ゆきひと

120～130名分の手土産を準備、終了後53会のみで15：00集合。

近畿支部６月１日（土）（11：30～15：00）

…参加者：山本・古賀ゆきひと・石井うずみ。

 福岡支部6月７日（金）（18：00～20：00）

…17：00集合。本日参加者を中心に10名程確保したが、30名の参加が必要と思われる。5月中にメンバーを決定する。

 東海支部6月８日（土）（11：00～）

…参加者：山本・古賀ゆきひと・石井うずみ。

 関東・近畿・東海の3支部には手土産準備

…森光商店（3組の坂本さん）の豆で計画しては？　＠200円まで×300個必要

代議員総会６月１５日（土）への今後の対応

…明善高校に11：30集合、受付（大同窓会当日、チケット学年取りまとめ役）との顔つなぎ

 

4）会計部会からの提案・報告

・  協力金状況報告の件…現在、81万5千円

・  予算案修正事前ヒアリングの件…広告のページ数や記念品代（200万円？）で

イベントに使える金額も変わってくる。

　　　　　　　　　山本委員長より、広告は1面として、計画してはどうかとの提案あり。

・  51会・52会の管理方法を踏襲し、チケット担当者を割当てて大同窓会当日までのフォロー（後方支援）をする方法を採用するため、5月中にチケット担当者を決定する必要がある。

 

5）総務部会からの提案・報告

・  当日が勝負と考えている。実動部隊は決定していないが、他部会との調整・協力をお願いしたい。

 

6）その他

・実行委員長の名刺作成…古賀等

・ 広告に関するホームページ掲載…

 ①明善大同窓会　新聞広告主呼びかけ要領

 

 ②第46回明善大同窓会新聞広告掲載費預かり証

 ③2013（平成25年）明善同窓会DM発送者一覧表

 

６．今後の予定　

　

  4月20日（土）　ホテルニュープラザ

　　　　　　　16:00　～　部会長会

　　　　　　　17:00　～　実行委員会