平成２５年開催　明善大同窓会　第１０回実行委員会　議事録

明善同窓会５３年卒同期会　　進行：事務局

 

日　時　平成２５年９月７日（土）　１８：００～２０：００　　　　　　　

場　所　ホテルニュープラザ

 

　出席者　正副実行委員長、事務局、各正副部会長、委員(参加できる方)

　　　　　山本、内野、今村、江崎、鹿毛、石橋和、高橋、金子、平尾、傍示、上村、古賀等、石橋誠、

平田、本多、岡本、古賀佳、赤坂、立野、横枕、古賀敏、林、溝口、末安（書記）

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上24名

　　　欠席役員　　小原、古賀成

１．出席者定足数確認　　問題なし

２．実行委員長挨拶　　山本実行委員長より挨拶

３．資料確認　　議事録等の確認

４．理事会報告　　なし

５．議　  題

　　　　　1）正副実行委委員長・事務局からの提案・報告

・   9月23日（土）同窓会会報発送及び記念品セット作業者の協力確認の件

９/６現在の申告者30名に13名加わり、合計43名が確保できた。

名簿は次回実行委員会で提示する予定。

当日は9:30同窓会館会議室に集合し、10:00作業開始、弁当は同窓会が準備される旨、内野氏より説明あり。

　　　　　　　　　

・   大同窓会当日の役割ごとのマニュアル作成・その他の件

役割分担及びマニュアルは内野氏と石橋誠氏を中心に総務部会で準備中。

タイムスケジュール（たたき台を本日提示）に沿って説明あり。

　*53会のチケット未購入者へのチケット販売…会計に依頼

　*終身会費納入優良学年表彰の該当学年がないため第一部式典が15分程度に

短縮される可能性あり。

                      *第二部イベントについては、古賀ゆ氏が一部製作中、14日に明善高校にてインタビュー後、編集。14日の実行委員会にて一本目を提示予定。

　　　　　　　　　　  *お見送り終了後、「昭和の町」撤退作業1時間30分

　　　　　　　　　　　その後、53会打ち上げを1階ビアホールにて開　　　　　　　　　　　　催…受付を会計へ依頼

当日の必要備品について確認

   名札入れ1200枚程度を手配、53会のみ別色…発注を会計へ依頼

 

2）企画・編集部会からの提案・報告

・   イベント企画の進捗状況

　昭和の町…図面提示、出入口の案内（毛筆：合戸氏へ依頼）準備予定。

　イベント…古賀ゆ氏準備中。　

・   記念品の進捗状況

　ルーペは納品済（石橋和氏保管）。

　絣袋はサイズ変更し（スマートフォンが収まるサイズ）、発注済、21日納品予定。

　　　　　　　　　　ルーペに貼付するシールは、ABC案提示の上、本委　　　　　　　　　員会に諮り参加者の賛成多数により、C案右（赤字）に決定した。

・   紙袋デザインの最終報告と今後の流れ

　まち部分に卒業年と名前記入部分を加えた最終決定デザインを提示。発注済。

・   パフレット製作の中間報告と今後の工程

　9/12（木）19:00～企画編集会議にて最終案を決定する予定、参加者を募集。

　　　　　　　　　　また、意見があれば9/10までに上村氏へ連絡をお願いします。写真等を含むデザインについては9/10、文字については9/22まで意見を受け付ける。

→9/14実行委員会にて最終デザインを提示予定。

・   おもてなし企画の最終報告

　書道ガールズ、明善饅頭は中止。おもてなしの心で接待することを心がける。

 

・   名札の件

　昨年同様のデザインで準備に入る。イメージカラーの赤をベースとする。

・   白旆の歌の件

　団員は、横枕氏（応援団長）、中園氏（太鼓）、古賀等氏、相浦氏、森田氏、大場

氏、石井（旗持ち）　+１名（未定）。野島氏を指導者に迎え、特訓開始する。

サブ会場で演技する団員を募集中、2名×3＝6名。

学生服（上着のみ）の確保は現在3着のみ済、人数分の提供をお願いします。

・   その他進捗状況

　9/14（土）12:30～16:00、同窓会館へ資料集めに行きます。

 

3）広報部会からの提案・報告

・   新聞広告の件

広告申込者状況最終報告：144口達成した。

13日までに初校→デザイン修正・追加。申込は150口までOK。

掲載記事内容については、14日の理事会承認が必要となっている。

新聞広告のレイアウトを確認した（資料提示あり）。

西日本新聞広告へ53会一同で2枠を無料で準備願うことにした。

・   恩師への案内の件（進捗状況報告）

　近く、案内状を送付する。

 

4）会計部会からの提案・報告

・   チケット販売入金状況：1,635,000円入金あり。

・   予算の件（前回予算確定項目以外の予算執行凍結について）

　記念品代が修正案以降、金額が抑えられたため75,000円の余裕が出た。

　その他は変動なし、パンフレットも予算内で大丈夫と思われる。

　チケット販売の出足が遅い。

　大同窓会当日の参加人数は9/15の締切りでほぼ確定する。

　当日の必要備品は早めに申し出て欲しい。領収書も早めに提出お願いします。

　　　　　　　　　　54会からのチケット代入金期限の問い合わせに対し、当日までと返答することになった。昨年が、「半分は9/15まで、残金は当日まで」だったことによる。

 

5）総務部会からの提案・報告

・   大同窓会当日の件

当日のスケジュール、役割分担及びマニュアルを作成中。

・   当日の参加確認の進め方

　9月中に原則メールにて参加確認を行う。その際、「出欠や参加時間等の変更については、必ず高橋氏に電話連絡する」ことを通知する。ひとりに情報を集中することで、人数把握が複雑にならないため。

・   当日の服装

　　　　　　　　　　男性はスーツにネクタイ、女性は黒っぽい（目立たない）スーツ等、それなりの服装を心がること。和服は作業がしにくいため好ましくない。

　

6）その他

　　　　　　　・　小宮館長（昭和の町）との打ち合わせ状況について

　　　　　　　　　　展示配置図とアンケート（会場準備のため）を館長へ送付する。アンケートの返信内容により会場準備のための物品を調達する。

　　　　　　　　　　小宮館長は大同窓会前日から入られるので、館長担当を本多氏に依頼した。

　　　　　　　・　料理に対する意見について

　　　　　　　　　　ニュープラザ対応。会場毎（年代別）に料理を変えるのかを含めて、少人数で後日打ち合わせを行う。

　　　　　　　・　当日の役割分担について

　　　　　　　　　　マニュアルは当日渡すのではなく、早めにメール送信した方がいいという意見が出た。内野氏より、9/28実行委員会で、各担当のリーダーに渡すマニュアルを提示する予定であり、当日参加の人へは分り易いように1枚（両面印刷）のマニュアルを作成する旨説明。トラブル対応手順も作成する予定とのこと。

・   パンフレットデザインについて

　　　　　　　　　　表紙から１ページずつ、デザインや文字の大きさ、配置等、意見を出し合った。

　　　　　　　　　　裏表紙の編集後記は上村氏担当とする。

 

　　　　６．今後の予定　　

 

次回実行委員会は　９/１４（土）１７：００～　ホテルニュープラザにて開催。