平成25年開催 明善大同窓会 第9回実行委員会 議案書
議事録
明善同窓会53年卒同期会
日 時 平成25年8月10日(土) 16:00~18:00 進行:事務局
場 所 ホテルニュープラザ
出席者 正副実行委員長、事務局、各正副部会長、委員(参加できる方)
出席者:山本委員長、内野、江崎、高橋保、石橋和、古賀等、藤井、上村、平田、今村和、鹿毛祐、小原、傍示、平尾、金子、末安ひ、立野、岡本、赤坂、古賀佳、角、古賀成(書記)以上22名
1.出席者定足数確認 問題無し
2.実行委員長挨拶 当日の参加者が約130名でとてもありがたいことです・・
3.資料確認 (議事録の確認)議案書、予算修正案、ホテル平面図他・・・
4.理事会報告
5.議 題
1)正副実行委委員長・事務局からの提案・報告・ 学年同窓会での依頼事項の件
恩師名簿の確認→資料にて確認
大同窓会協力者の確認→当日は現在 130名ほどの参加者予定。
同窓会報発送作業の協力者の確認→本日開催の53会学年同窓会で募集する。
広告協賛の依頼、大同窓会の準備作業の概略説明、イベントの概略説明、他
(依頼事項の説明は各担当部長から)
・ 大同窓会当日の役割分担ごとのマニュアル作成の件→資料確認
協力要請→当日は実行委員会の中からなるべく各担当リーダーを募り、当日参加者がすぐ行動出来るようマニュアルを作成する。
2)企画・編集部会からの提案・報告
・ イベント企画・記念品・おもてなし企画・袋・名札の件
・ イベント企画→5日、小宮館長、山本、内野、江崎、上村、藤井、本多各氏でホテルの展示場を確認→3階上がってすぐ右のスペース、2階の廊下
展示品については、小宮館長に任せる
3階に4畳半くらいの畳のスペースに昭和当時の風景を再現
展示作業 前日PM9~ 作業開始 翌日 PM6~撤収
費用→作業運賃、スタッフの日当(館長他2名)、宿泊
10万円
冒頭の動画 DVDの作成 9月末までに完成したい(古賀ゆきひと氏)
記念品の最終協議(金額調整含む)
ルーペ(オリジナル感を出すため、克己・尽力・楽天の文字のシールを貼る)+ルーペを入れる久留米絣の袋
9月23日の明善での会報発送作業の後に記念品を完成させる作業を行う。
予算は合計736円の中で収める。(会計部会の修正予算で承認)
記念品やパンフレットを入れる袋の説明→両面同じで印刷
名札は去年と同等のものを使う
おもてなし企画の中間報告(書道ガールズ、明善饅頭等)
明善饅頭は予算上中止
書道ガールズ 18日に合戸氏にお願いして試演予定
白旆の歌の担当者について中間報告
古賀等氏、横枕氏を中心にメンバー募集
・ パンフレットの件
パフレット製作の中間報告、北川氏インタビュー報告
北川氏のインタビューは無事終了
パンフレットの作成は工程表を作成したので、順次進めていく
編集会議をデザイナーを交えて話し合う
3)広報部会からの提案・報告
・ 新聞広告の件
広告申込者状況報告→申し込み済み 72件 ダイレクトメール発送済み先で申し込み有望先52名
52名をお願いすれば 124名 目標は145口
申込者促進活動の報告
・ 恩師への案内文の件
恩師の住所は、学校でわかる範囲は調べてもらう。また、近況がわかる人に情報を募る
4)会計部会からの提案・報告
・ 協力金状況報告の件→82万円 144名
・ 予算の件
予算の執行状況について
予算修正案の資料、現在の予算状況、対応策を鹿毛氏が説明。
現在チケットによる収入 259枚分で129万5千円
収入での予算変更は、支出の増加により新聞広告の口数を145口に変更している。支出に関しては、企画の希望の記念品を採用した場合の金額で計上している。また、各項目もほぼ実数で計上し、予備費もほとんどない状態になっていて、かなり厳しい状態であることは認識してほしい。
修正案については承認された。
会計の意見として 今後の収入としては、チケット売上のみで、企画、イベントの予算を考えると、新聞広告を達成しなければかなり厳しいと懸念される。また、新聞広告の収入が入ってくるのが大同窓会の開催後となるため、支払時期の調整が必要になってくる。
5)総務部会からの提案・報告
・ 大同窓会協力者の参加人数の件
大同窓会協力者の確認状況について
当日約130名の参加者予定
今後 当日の役割分担を決めていく→送迎バス、受付等
10名くらいの核になるリーダーを決め、協力を乞う
当日のマニュアルを作って、当日の参加者に渡す。
6)その他
6.今後の予定 9月7日 土曜日 ホテルニュープラザ
18:00~
実行委員会
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