平成25年開催 明善大同窓会
第8回実行委員会 議案書
議事録
明善同窓会53年卒同期会
進行:事務局
日 時 平成25年7月20日(土) 17:00~19:00
場 所 ホテルニュープラザ
出席者 正副実行委員長、事務局、各正副部会長、委員(参加できる方)
出席者:山本委員長、内野、高橋保、傍示、小原、石橋和、古賀等、古賀ゆ 上村、鹿毛祐、江崎、平田、石橋誠、横枕、古賀敏、藤井、今村和、本多な、末安ひ、岡本、金子、平尾、立野、中村好、村山由、角、古賀成(書記) 以上 28名
1.出席者定足数確認 問題無し
2.実行委員長挨拶
3.資料確認 (議事録の確認)予算案、他
4.理事会報告
5.議 題
1)正副実行委委員長・事務局からの提案・報告
内野氏より、予算(案)の説明
予算書(案)について質疑を受け、プログラム費を+3万円、予備費を-3万円修正して全員の承認を得た。この予算の範囲内であれば、各部会で進めてもらうが、極力予算節減に努めてもらう。
・ 来賓案内者の件
同窓会対応来賓と当番学年対応恩師の案内リストについて
リスト確認 恩師案内状 発送の確認する
恩師リストについては8月10日の実行委員会及び学年同窓会の折、再度確認する。
・ パンフレットの広告枠の件
1ページに掲載する枠数の決定について→ 1ページ27枠、
・ 当日の役割分担ごとの確認フォームの件→当日担当ごとのタイムテーブル確認
フォームの確認
2)企画・編集部会からの提案・報告
・ イベント企画・記念品・おもてなし企画・袋・名札の件
イベント企画・記念品・おもてなし企画の最終協議(金額調整含む)
おもてなしとして、明善饅頭を出すか(費用を確認の上)次回8/10の実行委員会の時に決める
アトラクション、企画の予算としては130万円(音響費含む)
記念品は、@400円以内 ルーペ&印刷品決定
イベント企画→古賀ゆきひと氏よりイベント企画書に基づき説明
「懐かしの“昭和”大集合!」&全米№1ヒット50周年「上を向いて歩こう」
をタイトルに会場全体を昭和の雰囲気にして、当時、その時代にタイムスリップしてもらう。 グッズ等は、大分県豊後高田市の昭和の街の小宮館長に依頼し
レンタルする。 前日より 搬送、展示する。会場のスクリーンに動画、写真等流し、インタビューなど、・・小宮館長も出席。 西日本新聞社より、昭和の写真を提供して頂く
未来としては、事前に現役明善生にインタビューして未来を語ってもらう
パフォーマンス→現役明善書道部による書道ガールズのパフォーマンス
予算としては、予備費の範囲内となるので、明善饅頭の費用との兼ね合いが出てくる。
・ パンフレットの件
ページレイアウトの検討について、掲載記事の協議
村山氏より資料を用いページレイアウトの説明
葉室麟氏、北川智子氏のインタビューはそれぞれ4pとって計24pにする
3)広報部会からの提案・報告
・ 新聞広告の件
広告申込者状況報告→申し込み者44名、確定 35名、 計79名
二口の人合わせても85口 まだまだあと40口必要!
申し込みの締め切りは8月末まで! 1ページ71枠 見開きで2ページ予定
山本実行委員長を筆頭にプロジェクトチームを立ち上げ、個別訪問し依頼する。
会場告知・学校紹介内容記事のレイアウトについて
資料により確認
・ ポスター制作の件
制作の検討について 予算のかからない方向ですすめる
・ 恩師への案内文の件
案内文作成について→小原氏が作成、検討の上一部修正、返信期日を9月20日とし決定
4)会計部会からの提案・報告
・ 協力金状況報告の件
・ 協力金144名 82万円 チケット販売数→251枚 125万5千円
・ 予算の件
修正予算案の検討について 新聞広告の収入次第で予算が変更になるので
是非とも広告件数を達成したい
支払のスケジュールを報告、支払が延ばせるものはお願いする。
5)総務部会からの提案・報告
・ 8月10日の同窓・大同窓会協力者の参加人数の件
・ 参加人数 現在 約70名 大同窓会の参加 95名
8月10日の同窓会への参加者及び大同窓会協力者の確認状況について
当日の参加者は例年より30名~40名少ないので、声掛けしてさらに募集する。
6)その他
本日、ニュープラザにて、葉室麟氏のインタビューを現役男子明善校生二人に依頼して、上村氏、村山氏、古賀ゆきひと氏、傍示氏等臨席し和やかな雰囲気のもと行われた。
6.今後の予定 実行委員会 8月10日 土曜日
ホテルニュープラザ
16:00~
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